PAGINA DI AIUTO DEGLI ONLINE SERVICES LICOSA
Indice della pagina
Modalità di registrazione
Il cliente accede al sito di Licosa all'indirizzo www.licosa.com clicca sul collegamento Registrati
in alto a destra e avvia la procedura di Registrazione Utente (descritta nel paragrafo successivo).
Il completamento della procedura, crea la trasmissione elettronica di una richiesta di abilitazione ai seguenti servizi:
Procedura Registrazione Utente
La procedura è semplice e veloce, ed è riservata esclusivamente ai clienti Licosa.
Una volta completata con l'inserimento di tutti i dati necessari (primo tra i quali il codice cliente assegnatovi da
Licosa) potrete accedere direttamente ai servizi mediante le apposite chiavi riservate.
E' possibile selezionare il pacchetto OSL, omnicomprensivo di tutti i servizi presenti sul sito, oppure
selezionare singolarmente ciascun servizio di vostro interesse.
Ad esempio, per poter ordinare on line, basta selezionare il tasto ordinazioni e preventivazioni volumi e premere
il tasto invia.
La vostra richiesta di registrazione può essere inviata anche via fax al numero 055 641257, oppure via email,
scrivendo all'indirizzo luca.valenti@licosa.com, avendo cura di inserire nell'oggetto:
richiesta di registrazione.
Accesso alla propria area riservata
Per poter accedere alla propria area riservata, occorre inserire la user name e la password di abilitazione nel box
apposito di Accesso ai Servizi, in alto a destra di ogni pagina del sito (ad esempio username =
demo password = demo) selezionando il tasto "login". Comparirà una pagina con l'elenco dei
servizi abilitati per il profilo utente.
Si può accedere direttamente all'elenco dei servizi anche dalla home page cliccando sul collegamento
"Accesso ai servizi OSL" nel box in alto a destra, dedicato alla presentazione dell'azienda. Da tutte le altre pagine
l'elenco è raggiungibile dal collegamento "Online Services Licosa" nella barra di accesso rapido,
in alto al centro della pagina.
Una volta conclusa la consultazione o espletato l'invio di ordini o richieste preventivi, si può lasciare l'area
riservata cliccando sul collegamento logout, sempre nel box dell'Accesso ai Servizi.
Non c'è limite al numero degli utenti simultanei che utilizzano lo stesso profilo utente/password. Ad ognuno di essi
viene assegnata una sessione indipendente, che opera però sugli stessi dati. Esiste comunque un
limite di tempo, durante il quale non vengono fatte operazioni nell'area riservata, alla scadenza del quale la sessione
viene chiusa. Questo tempo è di circa 30 minuti. Se si ottiene un messaggio di Session is no longer active
si consiglia di collegarsi di nuovo all'homepage di Licosa e ripetere di nuovo l'operazione di accesso ai servizi. Qualunque
operazione che era rimasta interrotta alla scadenza della sessione non viene assolutamente persa e può essere ripresa
con tranquillità.
Password multi-utente e multi-livello
Licosa offre una gestione avanzata di password
multilivello, consentendo al cliente o all'istituzione, di richiedere
un numero di password consono ad attribuire l'abilitazione a un servizio (o a più di un servizio) diversi per ciascuna di esse.
I livelli di password offerti da Licosa sono:
Le password Licosa non hanno scadenza temporale. Facendo espressa richiesta al webmaster è
possibile associare a ciascun user-name e password uno o più codici cliente Licosa. Ciò nel caso vi sia la necessità
di coordinamento da parte di un utente-administrator per una o più unità ordinanti all'interno del sistema bibliotecario.
Per ogni scelta di visualizzazione o inserimento dati verrà chiesto a quale o quali clienti si deve
fare riferimento.
Potete chiedere nuove password, modifiche ai servizi o qualunque informazione al webmaster
Variazione Password
Ai fini della sicurezza e della tutela dei dati è possibile, da parte dell'utente, variare la propria password, mantenendo la propria username invariata. Dopo 10 tentativi di accesso con una password errata, l'utente viene disabilitato. Lo si può ripristinare con richiesta al webmaster
Cliccando sul tasto omonimo si passa alla scelta dei criteri di selezione degli ordini libri. Si può filtrare tramite:
Dettaglio ordine (visualizzazione sintetica)
Il risultato della ricerca produce una lista di ordini in
visualizzazione sintetica, in ordine cronologico decrescente, (a partire dalla data dell'ordine del cliente più recente).
Viene data la possibilità di ordinare i risultati anche per riferimento, titolo volume, destinatario, importo e soprattutto
per stato ordine. Scegliendo quest'ultima opzione si può avere a colpo d'occhio l'elenco dei titoli arrivati, in fatturazione,
prenotati con comunicazione o reclamati.
Da sinistra a destra si possono visualizzare i seguenti dati:
Dettaglio ordine (visualizzazione estesa)
Cliccando sul dettaglio della singola riga di ordine (rappresentato dall'icona della lente di ingrandimento) si accede al dettaglio dell'ordine in visualizzazione estesa, che riporta, oltre a quelli precedentemente elencati, i seguenti dati aggiuntivi :
Il database Licosa si compone di oltre 9 milioni di titoli con 3 milioni di copertine e migliaia di abstracts
I dati provengono dalle bibliografie più autorevoli e complete del settore librario e dagli inserimenti curati
progressivamente nel tempo dai nostri operatori.
Si accede dalla homepage tramite il collegamento "Ricerca Avanzata Libri" oppure dal tasto "Ricerca libri" nella barra di
selezione veloce in alto al centro della pagina.
La maschera di ricerca è composta da differenti campi tutti combinati fra di loro, ad eccezione dal campo ISBN. Si tratta
dei seguenti:
Il Carrello
Trovato il libro, inseritelo nel carrello cliccando sull'apposita icona. Si apre cosÌ la pagina del carrello che mostra l'elenco dei titoli
con i dati bibliografici essenziali, il prezzo calcolato in Euro utilizzando il cambio del giorno e lo sconto o la maggiorazione concordata.
Per i titoli non quotati automaticamente apparirà nella colonna prezzo la dicitura
N.Q. (non quotato) e sarà cura dei nostri operatori effettuare le ricerche per la quotazione degli stessi.
A questo punto si può modificare la quantità (viene inserita 1 copia per default), inserire il proprio
riferimento di ordine e aggiungere eventuali note per ogni titolo. Per rendere effettive queste modifiche occorre
cliccare sul tasto Aggiorna Carrello in basso a sinistra.
Vi ricordiamo che il carrello è sempre accessibile in qualsiasi momento, in
qualsiasi sezione del sito, poiché la sua icona resta sempre visibile in alto a destra. Inoltre, pur abbandonando
la sessione e disconnettendosi dal sito, il contenuto del carrello rimane tale e quale, non va perso, perciò potrete
continuare la procedura di shop online anche dopo qualche giorno.
Il carrello standard prevede le funzioni di:
L'inserimento avviene posizionandosi nel riquadro (posto in alto a sinistra), denominato "aggiungi altri titoli". Nel caso l'utente desideri acquistare tramite ricerca su database-Licosa, potrà procedere premendo il tasto: Aggiungi titolo sotto la dicitura "effettuando una ricerca nel nostro database". Si apre così la maschera di ricerca vuota con cui ricerca il nuovo titolo. Se invece si desidera inserire un titolo dall'ultima ricerca effettuata, occorre cliccare sul tasto Aggiungi titolo dall'ultima ricerca in fondo all'elenco. Nel caso in cui non si rintraccino gli estremi bibliografici necessari all'interno del database, si può inserire l'ordine manualmente tramite il tasto Aggiungi titolo sotto la dicitura "inserendo manualmente i riferimenti".
La seconda funzione è quella di "elimina" e si applica solo sui titoli selezionati (è a disposizione il tasto "seleziona tutto"). Prima dell'effettiva eliminazione, viene chiesta un'ulteriore conferma.
La funzione "sospendi" (meglio nota come funzione di wish-list) funziona anch'essa sui titoli selezionati con la stessa modalità della funzione "elimina". Permette di mantenere in memoria nel carrello una serie di titoli che posso essere proposti in futuro come ordinazione o richiesta di quotazione. Per sbloccare i sospesi, occorre selezionarli e cliccare sul tasto Ripristina sospesi.
Il carrello può essere utilizzato per creare liste di titoli in formato excel, con possibilità di inoltro a colleghi per conferme o modifiche. Basta cliccare sul tasto Scarica il contenuto su excel e seguire la procedura di scelta separatore per poter poi visualizzare la pagina excel e salvarla sul proprio pc o inoltrarla ad un indirizzo di posta elettronica.
Terminate le ricerche, inserimenti, modifiche, sospensioni o eliminazioni si procede all'invio richiesta. L'utente avrà facoltà di selezionare le seguenti funzioni:
Su richiesta al webmaster è possibile visualizzare e scaricare sul proprio gestionale i record in formato unimarc dei titoli presenti in carrello. Per visualizzare l'unimarc cliccare su Formato HTML, per procedere al download, invece, cliccare su Scarica dati.
Personalizzazione del Carrello
Cliccando sul Impostazioni Carrello si accede ad una pagina dove è possibile abilitare o disabilitare servizi facoltativi inerenti il carrello o eventuali altri servizi legati alla gestione degli ordini di volumi.
Il primo servizio attivabile è quello della segnalazione di titoli già richiesti in passato come ordini o come richieste di preventivo. Inoltre si può attivare la segnalazione di eventuali titoli duplicati all'interno del carrello. Il servizio si attiva spuntando le caselle di interesse e cliccando su "Conferma". Una volta attivato il servizio, tutte le volte che viene inserito un titolo nel carrello, viene fatta una verifica in background se quel titolo (in base al suo isbn) sia già stato ordinato o inserito in preventivi dal cliente a cui il carrello è intestato. Quando si verifica questa occorrenza, si apre una finestra con la segnalazione dei dati riferiti all'acquisto o al preventivo in cui il titolo era contenuto. Il titolo è comunque inserito in carrello e l'utente dovrà eliminarlo manualmente. Lo stesso procedimento avviene anche per il controllo di titoli già contenuti nello stesso carrello o in altri carrelli, se è stato attivato il servizio multicarrello.
Se si ha necessità di operare su più richieste in contemporanea, è possibile attivare il servizio multicarrello Basta cliccare sull'opzione desiderata e infine su "Conferma". La modifica del tipo di carrello è possibile solo se il carrello è vuoto. Provvedere quindi all'eliminazione dei titoli in sospeso se si desidera variare tipologia. Con il multicarrello, tutte le volte che viene richiesta la visualizzazione o l'immissione di un titolo in carrello, si presenta una piccola finestra dove vengono elencati i vari carrelli creati, con la possibilità di eliminarli. Cliccando su uno di questi si assegnerà il volume a quel carrello o lo si potrà aprire in visualizzazione. Se la finestra è vuota, si possono creare quanti carrelli si vuole cliccando sul tasto "Crea Nuovo Carrello". Si dovrà inserire un nome al carrello (che verrà riportato poi nella finestra di riepilogo), scegliere eventualmente a quale cliente intestarlo e aggiungere se si vuole un riferimento o un indirizzo di destinazione. Una volta creati i carrelli multipli possono essere richiamati dall'icona del carrello presente su tutte le pagine. Ricordarsi che una volta inviato come ordine o come richiesta di preventivo, il carrello viene cancellato, a meno che non si sia cliccato su "Carrello statico", nel momento della creazione del carrello. Il carrello può essere reso statico anche cliccando su "Modifica l'intestazione del carrello" e poi sulla casella apposita.
Altro servizio attivabile dall'utente è quello dell'inoltro conferma. Una volta abilitato il servizio, spuntando la casella e cliccando su "Conferma", si riceverà con il mezzo prescelto (email o fax) una lista riepilogativa in formato pdf dell'ordine o del preventivo inviato a Licosa. Questa lista può essere trattata come documento di archivio.
Se si utilizza collettivamente il servizio Carrello si può utilizzare il servizio di notifica immissione
titoli in carrello per avvertire un referente dell'avvenuta aggiunta di un titolo nel carrello. E' molto utile se
l'incarico di rivedere e inviare l'ordine o la richiesta di preventivo è affidato ad un supervisore, il quale
in questo modo sarà avvertito della necessità di un eventuale intervento. Questo servizio funziona anche con il
multicarrello.
La notifica avviene tramite messaggio di
posta elettronica. Nel pannello di scelta si può stabilire con che frequenza inviare la notifica:
Esistono anche una serie di servizi attivabili su richiesta. Oltre alla visualizzazione e al salvataggio di
un record bibliografico in formato UNIMARC, si può richiedere il servizio budget. Con questo servizio
si può creare un budget di spesa, scegliendo liberamente il periodo di validità e le tipologie (libri
riviste, italiani, esteri, ecc.), monitorando in tempo reale quanto è già
stato speso e quanto resta ancora da spendere. Il valore è aggiornato in tempo reale.
Se si devono gestire invii in
sedi diverse con indirizzi diversi, si può chiedere di attivare il servizio destinatari. Si avrà la
possibilità di scegliere l'indirizzo di spedizione all'apertura di ogni carrello. Questo indirizzo apparirà in
automaticamente nella richiesta risultante, dando cosÌ la garanzia di non sbagliare destinatario, rispetto alla
sua immissione nelle note del carrello.
Su richiesta è possibile usufruire del Carrello Riviste per inviare richieste di preventivo o ordini di riviste
direttamente dal proprio PC. Lo si può utilizzare anche per creare elenchi di titoli da gestire in locale, scaricandoli
su excel.
Budget
Il servizio Budget è un servizio facoltativo. Una volta attivato, si può trovare nell'elenco dei servizi abilitati, appena effettuato il login. Cliccando sul tasto corrispondente si otterà l'elenco dei budget creati con i dati aggiornati in tempo reale. Per creare un nuovo budget basta cliccare su "Inserisci un nuovo budget personalizzato". Appare l'elenco dei campi obbligatori e facoltativi necessari per creare un proprio budget personalizzato. Nel caso si amministrino più posizioni contabili, verrà chiesto di sceglierne una. I campi obbligatori comprendono un nome da dare al budget, un importo intero (non è possibile inserire decimali), le date e la modalità di decorrenza. Volendo si può selezione l'opzione "privato" che limita la visione del budget al solo utente che l'ha creato. Segue la serie di dati facoltativi inerenti i prodotti da inserire nel computo del budget. Si possono inserire contemporaneamente anche dati riguardanti sia libri che riviste. Una volta conclusa la preparazione, cliccando su "Conferma" si crea il budget e si ritorna alla pagina dell'elenco, dove si possono controllare i dati risultanti. Il budget può quindi essere eliminato o modificato a piacimento. Ogni modifica verrà subito compresa nel nuovo budget che viene aggiornato automaticamente. Se si vogliono inserire nel computo del budget condizioni o dati non compresi nell'elenco online (per esempio: uno specifico buono d'ordine, un fondo, un destinatario, un centro di costo), si può fare richiesta di inserimento contattando il webmasterGestione Preventivi
Una volta fatta la richiesta di preventivo volumi/riviste tramite il servizio Carrello (e anche se la richiesta è stata fatta per via cartacea o via fax) è possibile monitorare l'avanzamento della richiesta tramite il servizio della gestione preventivi. Accedendo al servizio, si aprirà un modulo in cui sarà possibile inserire eventuali filtri limitanti il numero dei preventivi da ricercare (filtri per data, per tipologia, per parola chiave titolo, isbn, riferimento), oppure accedere direttamente al preventivo conoscendone il numero. Se non si applicano filtri si otterrà la lista di tutte le richieste di preventivo effettuate, con il relativo stato.
La lista riporta lo stato dei preventivi come segue:
Gli utenti registrati agli Online Services Licosa possono usufruire anche del servizio informativo tramite posta elettronica sulle ultime novità librarie, legate a specifici "profili di interesse". Questo servizio integra l'invio da parte di Licosa della newsletter informativa "Licosainforma". La newsletter fornisce una selezione di novità di grande interesse, basata su di una scelta effettuata dal nostro ufficio marketing su 5 grandi macroaree. Il nuovo servizio dei profili di interesse è gestito direttamente dall'utente, il quale può scegliere tra una grandissima gamma di argomenti sia specifici che generali, basandosi sulla classificazione BIC per i volumi esteri e su quella Dewey per gli italiani. A cadenza settimanale si potrà così ricevere tramite posta elettronica una lista delle ultimissime novità riguardanti la categoria scelta.
I profili si creano dalla pagina di riepilogo, cliccando sul tasto "Aggiungi". E' obbligatorio indicare l'indirizzo di posta elettronica della persona che riceverà la lista dei titoli e una categoria di argomento. Si può indicare la stessa categoria di argomento indirizzandola a indirizzi di posta elettronica diversi (dividere i vari indirizzi con il punto e virgola), come pure indicare vari argomenti ad uno stesso indirizzo di posta elettronica (Cliccare sul tasto "Aggiungi alla Lista"). Ogni profilo è indipendente dall'altro, sia come invio che come gestione. Una volta aggiunto il profilo, l'utente finale riceverà una mail di notifica, contenente un link alla pagina di conferma e gestione del profilo. Per poter attivare l'invio è obbligatorio accettare i termini di legge sul trattamento dei dati personali. Una volta accettato, il profilo potrà essere gestito, variato o eliminato solo dal destinatario e non più dall'utente web che ha aperto il profilo. L'email di notifica attivazione va perciò conservata con cura.
E' possibile impostare un filtro per editore da applicare all'elenco titoli risultante dall'impostazione di uno o più profili di interesse. Il filtro è facoltativo e se non utilizzato rende i titoli di tutti gli editori. Se si inserisce invece una parola chiave all'interno di una casella 'filtro per editore', automaticamente verranno scelti dal risultato, i titoli che contengono all'interno del campo editore la parola chiave scelta. Si utilizza quindi un operatore di confronto LIKE. La stringa scelta può essere contenuta sia all'inizio, che all'interno o alla fine della descrizione editore. Ad esempio: inserendo la parola chiave "black", verranno estratti i titoli di Blackwell Science o Blackwell Publisher. Non è quindi necessario inserire l'asterisco. Si possono inserire fino a 5 parole chiave, le quali verranno combinate con l'operatore OR. In altre parole verranno filtrati i titoli che contengano almeno una delle parole chiave indicate. L'applicazione di almeno una sola parola chiave determina l'esclusione di tutti gli altri editori che non hanno la parola chiave scelta all'interno della descrizione editore. Per ovviare è possibile inserire più profili di interesse riguardanti la stessa categoria di argomento, con o senza filtraggio. In questa maniera è possibile inserire una quantità infinita di possibilità di filtraggio.
Per effettuare il tracking sugli ordini di riviste in abbonamento selezionare il servizio "stato ordini riviste" dal
menù a discesa.
Impostare quindi i criteri di ricerca previsti nella relativa maschera di inserimento, nel caso non si proceda ad
alcuna selezione verranno visualizzate in ordine alfabetico tutte le riviste a cui il cliente è abbonato per l'anno corrente.
E' possibile, inoltre, impostare l'anno di interesse e richiedere la visualizzazione solo delle riviste nel formato
indicato (online print, ecc), con il dettaglio degli abbonamenti relativi ad annate diverse ( 2006 2005, ecc).
Infine, è possibile visualizzare le riviste a seconda del tipo di spedizione richiesto: abbonamenti ad invio
diretto dall'editore, abbonamenti con servizio di consolidamento presso la sede della commissionaria, pacchetti di
abbonamenti a spedizioni miste.
Cliccando sul pulsante "vai" si accede allo visualizzazione sintetica dello stato ordini riviste.
Visualizzazione sintetica stato ordini riviste
Da sinistra a destra, si possono visualizzare i seguenti dati:
Per visualizzare tale opzione registratevi con la username = demoft password = demoft
Tale lista, in visualizzazione sintetica, può essere scaricata in formato excel mediante il tasto "scarica il risultato
della ricerca". Sono visualizzabili tutti i dati riportati in tabella, mentre il dettaglio relativo all'abbonamento è
visualizzabile cliccando sulla lente situata all'interno di ciascun abbonamento.
Facendo clic sul simbolo della lente si accede ad ulteriori dettagli.
Contabilità
Selezionare i codici di interesse e premere il tasto "vai".
La pagina di risultato mostra l'estratto conto sintetico delle partite ancora aperte mettendo in evidenza i seguenti dati:
E' necessario selezionare dal menu a discesa in home page
l'opzione Continuazioni.
Quindi occorre inserire i necessari criteri di ricerca
nella maschera successiva, denominata "Collane in continuazione". Vi ricordiamo che nel caso non
venga operata nessuna scelta, verranno visualizzate tutte le collane in ordine alfabetico.
Il risultato della ricerca produce una lista di titoli di tutte le collane in ordinazione per i codici selezionati presso
Licosa e reca, inoltre, per ciascuna collana, i seguenti dati di riferimento:
Reportistica e monitoraggio
Strumento indispensabile per l'analisi statistica e di budget della biblioteca e del coordinamento. E'
possibile consultare in linea (file pdf) o effettuare il download (in formato excel) di una lista di 11 report presenti
nelle relative sezioni navigabili di LICOSA REPORTS LIBRARY.
Oltre al file di apertura corrispondente alla guida all'utilizzo dei reports, sono disponibili i seguenti 9 reports: